Die EnviaM hat gemeinsam mit Gisa die Bearbeitung von ein- und ausgehenden Rechnungen optimiert und automatisiert. Dafür wurde ein eigenes Bearbeitungscenter entwickelt.

 

Das neue Bearbeitungscenter für die Rechnungen der Envia Mitteldeutsche Energie AG basiert auf der Standardsoftware XFT Invoice Manager und wurde von Gisa angepasst. „Das Bearbeitungscenter war die richtige Entscheidung zur richtigen Zeit“, erklärte Raik Beyer, Fachreferent Prozesse/Systeme/Regelungen bei der EnviaM. Allein auf der Eingangsseite könnten darüber nun rund 120.000 Rechnungen pro Jahr automatisiert verarbeitet werden.

Die Software XFT Invoice Manager steuere dabei die maschinelle Bearbeitung sämtlicher Ein- und Ausgangsrechnungen und führe diese aus. Das Bearbeitungscenter ermögliche zudem das Monitoring aller kreditorischen und debitorischen Buchungsvorgänge sowie die Nutzung von automatisierten Plausibilitätsprüfungen, Workflow-Funktionen und Kundenkorrespondenz.

Arbeitserleichterung für über 1.000 Nutzer

Auch die teilweise Dunkelbuchung von kreditorischen und debitorischen Rechnungs- und Zahlungssachverhalten im SAP-ERP-System sei inbegriffen, betonte Beyer. Ebenso seien die Anbindung verschiedener Vorsysteme zum Erhalt von Buchungsdaten und deren Übergabe in den zentralen Rechnungsmonitor enthalten. Insgesamt profitierten von dieser Optimierung des Rechnungswesens in der Unternehmensgruppe der EnviaM rund 50 User im SAP-Rechnungswesen und rund 1.300 Freigeber von Rechnungen.

Die maßgeschneiderte Lösung war vom IT-Spezialisten und Cloud Service Provider Gisa entwickelt worden. Das Unternehmen agiert deutschlandweit, ist spezialisiert auf die Energiewirtschaft und den Bereich Public und stellt dem industriellen Mittelstand sowie Hochschulen und Forschungseinrichtungen ein umfangreiches Lösungsportfolio bereit.