Digitale Rechnungen setzen sich in der deutschen Wirtschaft immer stärker durch. Teilweise fällt der Abschied vom Papier aber noch schwer.

 

Für fast drei Viertel der Unternehmen in Deutschland haben digitale Rechnungsdaten eine große Relevanz, aber weniger als die Hälfte gibt das für elektronische Belegdaten wie Bestellungen, Lieferscheine oder Ausschreibungen an. Das ist das Ergebnis einer Befragung von 1.102 Firmen ab 20 Beschäftigten im Auftrag des Digitalverbandes Bitkom.

„Strukturierte Beleg- und Rechnungsdaten haben das Potenzial, weitere Teile der Financial Supply Chain medienbruchfrei abzubilden und zu automatisieren“, sagte dazu Nils Britze, Bereichsleiter Digitale Geschäftsprozesse beim Bitkom. Dies führe zu Effizienzgewinnen und berge erhebliches Innovationspotenzial. Vor allem seien damit geringere Kosten verbunden etwa für Porto, Papier und Druck, aber auch für die Aufbewahrung der Unterlagen.

In einem jetzt veröffentlichten gemeinsamen Papier „Elektronische Beleg und Rechnungsdaten im Jahr 2022“ von Bitkom und dem Forum elektronischer Rechnung Deutschland (FeRD) wird zudem darauf hingewiesen, dass medienbruchfreie und integrierte Bereitstellung von Angebotsinformationen Bestell- und Beschaffungsprozesse aus Sicht des Einkäufers vereinfachen und beschleunigen kann. Dadurch könne sich auch der Absatz beim Verkäufer erhöhen.

Vieles ist noch unstrukturiert

Die schnelle und effiziente Zustellung, Verarbeitung und eine damit verbundene schnellere Bezahlung der Rechnung sorgten, wie es weiter heißt, am Ende auch für Liquiditäts- und Kostenvorteile. Mit Blick auf europäische Nachbarländer, in denen Clearance-Systeme für die Umsatzsteuer derzeit zum Treiber bei der Digitalisierung der Financial Supply Chain werden, appelliert Bitkom an die Bundesregierung, das im Koalitionsvertrag angekündigte elektronische Umsatzsteuermeldesystem ebenfalls zügig voranzubringen.

72 % der Unternehmen in Deutschland erstellen nach den neuen Zahlen von Bitkom mindestens die Hälfte ihrer Rechnungen in digitaler Form. 2020 waren es 65 %, vor sechs Jahren sogar nur 41 %. Neben digitalen Rechnungen im unstrukturierten und damit nur schwer in digitale Prozesse integrierbaren PDF-Format greifen die Firmen auch verstärkt auf strukturierte Formate zurück. 45 % nutzen E-Rechnungen nach Standards wie EDI, ZUGFeRD oder XRechnung. Vor zwei Jahren lag der Anteil hier bei 30 %, 2018 waren es 19 %.

„Eine Rechnung als PDF ist besser als eine ausgedruckte Rechnung, die per Brief verschickt werden muss. Aber erst eine E-Rechnung in einem strukturierten Format ermöglicht die wirklich sichere automatische Verarbeitung“, so Britze.

Die Studie Elektronische Beleg und Rechnungsdaten im Jahr 2022  kann auf der Web-Seite von Bitkom heruntergeladen werden.