Die Energiebranche steht unter Druck: steigende Projektvolumina, fragmentierte Systeme und manuelle Prozesse bremsen. Fabasoft Approve bringt mit KI Effizienz ins Datenchaos.

 

77 Prozent der Unternehmen in der deutschen Energiewirtschaft planen laut KPMG , ihre KI-Investitionen innerhalb eines Jahres zu erhöhen. Doch zwischen Anspruch und Umsetzung klafft eine erhebliche Lücke. Strategiepapiere füllen die Agenden, der operative Nutzen bleibt häufig aus.

Dabei existieren längst konkrete Anwendungsfelder, in denen KI unmittelbar wirksam wird. Das intelligente Dokumentenmanagement ist eines davon. Trotz jahrelanger Digitalisierungsinitiativen stehen Energieversorger, Netzbetreiber und Anlagenbauer noch immer vor denselben Herausforderungen. Dokumente sind auf isolierte Systeme verteilt, manuelle Prozesse erzeugen Fehler und Medienbrüche, und die Integration bestehender SAP-, CRM- oder CAD/BIM-Landschaften erfordert aufwendiges Customizing.

Fabasoft Approve setzt genau hier an: Die Software verbindet ganzheitliches Dokumentenmanagement mit integrierter KI. Ein System, das direkt in bestehende Geschäftsprozesse eingreift und Daten aus unterschiedlichsten Quellen kontextbezogen bereitstellt. Die Dokumentenverwaltung wird zur intelligenten Arbeitsumgebung mit vier konkreten Use Cases, die den Unterschied verdeutlichen.

Technische Zusammenhänge auf Knopfdruck: Interactive Exploded View
  Wer in Konstruktion, Projektmanagement oder technischem Vertrieb arbeitet, kennt das Thema: In einer technischen Zeichnung findet sich eine Materialnummer, doch Bestellinformationen, Spezifikationen oder Prüfdaten liegen in einem völlig anderen System. Die Folge sind Zusatzrecherchen, Rückfragen und verlorene Zeit. Die „Interactive Exploded View“ von Fabasoft Approve löst dies durch eine direkte Verknüpfung. Ein Klick auf die Materialnummer öffnet unmittelbar die vollständige 360-Grad-Sicht auf das Bauteil, inklusive Metadaten, Bestellpositionen und kontextbezogener Dokumente. Zusätzliche Systemwechsel entfallen und relevante Informationen sind genau dort verfügbar, wo sie gebraucht werden.

Vom Informationssilo zur Single Source of Truth: Die 360-Grad-Sicht

Im Anlagenbau ist die Informationsfragmentierung besonders ausgeprägt. Technische Zeichnungen liegen im Dokumentenmanagementsystem, kaufmännische Daten in SAP, Qualitätsprotokolle in einem weiteren Tool. Ein konsistenter Überblick über Projekte, Anlagen oder einzelne Komponenten und damit auch eine fundierte Entscheidungsgrundlage sind kaum möglich.

Die 360-Grad-Sicht in Fabasoft Approve führt diese Informationen in einem zentralen Dashboard zusammen. Die KI analysiert Dokumente semantisch und gleicht sie mit dem Unternehmenswissen ab. Kraftwerk-Kennzeichensysteme (KKS) werden automatisch erkannt und mit Metadaten wie Bestellpositionen oder Materialnummern verknüpft. Qualitätsmanager:innen erhalten eine ganzheitliche Perspektive, ziehen Rückschlüsse aus früheren Abweichungen und leiten proaktive Maßnahmen ein. Das Ergebnis ist eine zuverlässige Single Source of Truth als Grundlage für belastbare Entscheidungen über System- und Abteilungsgrenzen hinweg.
 

Antworten in wenigen Sekunden: KI-Chat

Anlagendokumentationen für Kraftwerke oder Transformatoren umfassen regelmäßig mehrere tausend Dokumente. Die gezielte Suche nach konkreten Informationen in Wartungshandbüchern oder Prüfplänen kostet erheblich Zeit, was im Serviceeinsatz vor Ort, wo schnelle Antworten zählen, besonders kritisch ist.

Der KI-Chat von Fabasoft Approve schafft direkten Zugang zu diesen Inhalten. Techniker:innen befragen einzelne Dokumente oder ganze Sammlungen in natürlicher Sprache und erhalten sofort präzise Antworten, ohne aufwendige Suchfilter oder Systemkenntnisse. Ein abgestuftes Berechtigungssystem stellt sicher, dass ausschließlich autorisierte Personen Zugriff auf relevante Inhalte haben.
 
Besonders hervorzuheben ist, dass die KI in Fabasoft Approve mandantenrein konzipiert ist. Sie lernt ausschließlich aus den Daten des jeweiligen Unternehmens und hat keine Verbindung zum Internet. Wissen und sensible Inhalte bleiben vollständig geschützt und werden nicht an andere Organisationen weitergegeben.

Vom unstrukturierten Dokument zum nutzbaren Wissen: KI-Formulare

Bestellunterlagen, technische Zeichnungen, Ausschreibungsdokumente – ein Großteil der relevanten Informationen in der Energiewirtschaft liegt unstrukturiert vor. Die manuelle Übertragung in digitale Systeme bindet wertvolle Kapazitäten und ist fehleranfällig. Bei komplexen Ausschreibungen mit Hunderten technischer Merkmale wird dieser Prozess schnell zum Engpass.

Die KI-Formulare in Fabasoft Approve automatisieren diesen Prozess. Die KI extrahiert Metadaten aus verschiedenen Quellen und überführt sie direkt in strukturierte, digitale Formulare. Anwender:innen können diese mit vertrauten Funktionen wie Filtern, Gruppieren oder Berechnen überarbeiten. Bei Anforderungskatalogen beantwortet die KI Fragen automatisch und hinterlegt die Quelldokumente, was für maximale Transparenz und Nachvollziehbarkeit sorgt.

Auch bei späteren Revisionen unterstützt das System aktiv: Es macht Abhängigkeiten sichtbar, kennzeichnet Änderungen gegenüber früheren Versionen und generiert passgenaue Vorschläge für Angebote oder Projektpläne, die Mitarbeitende lediglich prüfen und freigeben. So werden unstrukturierte Dokumente systematisch in strukturiertes, nutzbares Wissen transformiert, und die Projektabwicklung entlang der gesamten Energieinfrastruktur nachhaltig beschleunigt.

Jetzt handeln statt planen

Die Energiebranche hat erkannt, dass KI ein entscheidender Wettbewerbsfaktor ist. Was fehlt, ist der Schritt von der Planung in die Praxis. Fabasoft Approve bietet dafür eine erprobte Grundlage: konkrete Use Cases, nahtlose Integration in bestehende Systemlandschaften und ein KI-Modell, das Unternehmenswissen schützt, statt es preiszugeben. Der Weg von Datenchaos zu messbarer Effizienz beginnt nicht mit einem neuen Strategiepapier. Er beginnt mit der richtigen Software.

 
Autor
Andreas Dangl ist Entrepreneur und Geschäftsführer der Fabasoft Approve GmbH. In seiner Funktion unterstützt er Unternehmen aus der Industrie bei der Einführung von KI-gestütztem Dokumenten- und Qualitätsmanagement.
www.fabasoft.com/approve